Со всеми негосударственными организациями-источниками комплектования архивов должны быть заключены договора о сотрудничестве с описанием прав и обязанностей обеих сторон


Анализ работы муниципальных архивов с организациями-источниками комплектования
В современных условиях проведения административных и экономических реформ большое значение приобретает качественное формирование Архивного фонда Ростовской области. Перед архивистами области стоит важная задача по созданию полноценной источниковедческой базы, включающей в себя документы, отражающие социально-экономическое и культурное развитие региона на современном этапе. Важность этой задачи состоит в том, что в отличие от других направлений архивной работы, реализующих внутриархивные функции, комплектование носит межотраслевой характер.
Архивный фонд нашей области можно считать уникальным, т.к. он формировался в течение 250 лет не как фрагментарный набор интересных документальных комплексов, а как целостное явление, дающее представление о взаимосвязях исторических процессов.
Несмотря на серьезное обновление правовых основ архивного дела, задача архивистов области остается прежней – обеспечить формирование Архивного фонда на уровне, отвечающем потребностям общества и государства.
В соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации на 01.12.2015 была проведена паспортизация архивов организаций, выступающих в качестве источников комплектования государственных и муниципальных архивов области. Анализ представленных сведений показал, что в списках источников комплектования государственных и муниципальных архивов состоит 1938 организаций, из них профиля муниципальных архивов – 1590.
Следует отметить, что процесс комплектования архивных фондов непосредственно связаны с целым рядом объективных факторов, характеризующих развитие нашего общества на современном этапе, т.е. с теми изменениями, которые происходят в политической, экономической, социальной и других сферах общественной жизни. Таковыми на данном этапе, оказывающими существенное влияние на процесс комплектования государственных и муниципальных архивов, являются:
- продолжение административной реформы и реформы органов местного самоуправления, повлекшими за собой значительные структурные преобразования органов государственной власти и местного самоуправления;- продолжающийся процесс ликвидации и реорганизации государственных организаций, ликвидации негосударственных структур, в том числе в ходе банкротства;
- продолжающийся процесс приватизации организаций;
- широкое внедрение в практику работы организаций всех форм собственности информационно-коммуникационных технологий, проведение работ по формированию электронного правительства и внедрению электронного документооборота;
- рост документооборота в стране, в т.ч. документов, относящихся к составу Архивного фонда Российской Федерации.
Формирование – комплекс организационных, методических и практических мероприятий по работе с документами от стадии организации их в делопроизводстве организаций до передачи на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы.
Основные формы работы по формированию АФ РО:
- составление Списка организаций-источников комплектования государственного или муниципального архива и его уточнение (изучение состава документов новых организаций различных форм собственности, подготовка предложений о включении или исключении организаций из Списка, составление исторических справок, определение возможных источников комплектования). Обращаю ваше внимание на то, что списки организаций-источников комплектования должны бать утверждены постановлением или распоряжением главы муниципального образования; необходимо своевременно вносить изменения, произошедшие в их составе, форме собственности и т.д.;
- установление договорных отношений с негосударственными организациями. Со всеми негосударственными организациями-источниками комплектования архивов должны быть заключены договора о сотрудничестве с описанием прав и обязанностей обеих сторон;
- приведение документов в порядок. В соответствии с планом работы муниципального архива на год, необходимо проводить описание документов постоянного срока хранения и по личному составу. После этого необходимо представить данные описи на ЭПК комитета. В очередной раз обращаю ваше внимание на то, что с этого года на ЭПК комитета описи не рассматриваются без предоставления описей по личному составу;
- прием документов. Данный вид работы проводится также в соответствии с планом работы архива. Не забывайте, что в ближайшем будущем нам предстоит сдача полугодового отчета. Надеюсь, что все запланированные вами же показатели будут выполнены в полном объеме;
- проверки работы ведомственных архивов (тематические, комплексные). К сожалению, стоит отметить, что данный вид взаимодействия с организациями некоторыми из вас недооценивается. Обращаю ваше внимание, что только при тесном взаимодействии и при регулярном личном общении с руководителями и ответственными за архив в организациях возможна плодотворная работа по качественному формированию АФ РФ;
- организация работы ЭК организаций-источников комплектования государственного или муниципального архива и контроль за их деятельностью;
- проведение семинаров, «круглых столов» с работниками ведомственных архивов. Хотелось бы остановиться на такой форме работы, как проведение семинаров с ответственными за архив и делопроизводство в источниках комплектования. Мы считаем целесообразно проводить такие встречи не реже двух раз в год- в январе (работа с НД, инструкциями по делопроизводству, положений об архиве и ЭК, план описания и передачи документов и т.д.) и в сентябре-октябре (по вопросам паспортизации, устранение недоработок и т.д.). Если за 2013 год 31 муниципальным архивом было проведено 42 семинара, в 2014 году 24 архивами – 46 семинаров, то в 2015 году 22 муниципальных архива провели только 24 семинара. К сожалению, данный вид взаимодействия используют не все заведующие муниципальных архивов, хотя согласитесь, подобная работа способствует улучшению взаимовыгодных отношений и повышает эффективность работы. Поведя анализ за 2013-2015 гг. можно сделать следующие выводы:
- только 29 % муниципальных архивов от общего колличества проводят семинары ежегодно (г. Батайск, Азовский, Белокалитвенский, Волгодонской, Егорлыкский, Зерноградский, Зимовниковский, Кагальницкий, Константиновский, Матвеево-Курганский, Милютинский, Пролетарский, Сальский, Семикаракорский, Усть-Донецкий, Целинский);
- 35 % проводят ванный вид работы периодически (гг. Азов, Волгодонск, Гуково, Донецк, Каменск-Шахтинский, Новошахтинск, Багаевский, Боковский, Дубовский, Каменский, Кашарский, Миллеровский, Неклиновский, Обливский, Октябрьский, Песчанокопский, Ремонтненский, Тарасовский, Тацинский;- 36 % муниципальных архивов не проводят семинары вообще!!!!;
- организация смотров-конкурсов, Дней открытых дверей;
- обобщение, внедрение и распространение передового опыта;
- оказание организационно-методической помощи по вопросам организации делопроизводства и архивного дела;
- консультирование;
- согласования нормативных документов по делопроизводству и архивному делу (инструкции по делопроизводству, номенклатуры, положения об ЭК и архиве). По отчетным показателям на 01.01.2016 года с номенклатурами дел (только в 3 из 1590 источников она отсутствует) дело обстоит хорошо, то с инструкциями по делопроизводству картина менее радужная. При всем этом положительная тенденция уже наметилась: в 2013 году – 648 инструкций из 1612 источников (40%), в 2014 году – 668 из 1608 (42%), в 2015 году – 814 из 1590 (51%). Вашу работу в данном направлении могут облегчить наличие типовых инструкций, так при наличии таковой, например, в районной администрации, на её основе можно разработать инструкции в администрациях сельских поселений. Часто вышестоящие организации федерального и областного значения направляют типовые инструкции подведомственным организациям в муниципалитеты.
- учет архивных документов, находящихся на архивном хранении, ежегодное проведение паспортизации ведомственных архивов;
- формирование наблюдательных дел организаций-источников комплектования государственного или муниципального архива.
Руководитель муниципального архива проводит:
- большую организационную работу с руководителями организаций-источников комплектования муниципального архива по вопросам обеспечения сохранности архивных документов, находящихся на ведомственном хранении, по приведению документов в порядок, по приму архивных документов на хранение и т.д.;
- вносит на рассмотрение администрации муниципального района или городского округа предложения по обеспечению сохранности архивных документов в ведомствах, по совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве организаций.
Конечная цель организационной, методической и практической работы с ведомствами по формированию АФ РФ – это количество и качество документов, поступивших на хранение в государственный или муниципальный архив. Из этого возникает необходимость в нашей совместной кропотливой работе.
В заключении хотелось бы отметить, что, несмотря на имеющиеся проблемы в области комплектования, муниципальными архивами Ростовской области ведется постоянная работа по включению в списки источников комплектования новых органов и организаций, развиваются договорные отношения с территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, с негосударственными организациями; учреждениям и организациям оказывается необходимая методическая и практическая помощь в разработке номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, положений об экспертных комиссиях и архивах, в упорядочении дел; проводятся мероприятия по повышению квалификации работников архивных и делопроизводственных служб; большое внимание уделяется вопросам обеспечения сохранности документов по личному составу; проводятся комплексные и тематические проверки состояния делопроизводства и хранения документов и т.д. Думается, что меры, осуществляемые комитетом по управлению по совершенствованию нормативного и методического обеспечения деятельности архивных учреждений в сочетании с практической деятельностью муниципальных архивов, позволят обеспечить качественное пополнение Архивного фонда Российской Федерации и обеспечить условия для его использования в интересах граждан, общества и государства.

Приложенные файлы

  • docx 30494692
    Размер файла: 26 kB Загрузок: 0

Добавить комментарий